15 tareas al trasladar su empresa a una nueva ubicación

¿Mover su negocio a una nueva ubicación? Ya sea una pequeña empresa desde casa sin empleados o una gran empresa con varios empleados, la mudanza a un nuevo espacio de oficina nunca se realiza sin algunos dolores de cabeza o complicaciones. Sin embargo, con la lista de verificación adecuada, puede ayudar a simplificar el proceso para garantizar un cambio fluido y valioso. Aquí hay 15 tareas que debe tener en cuenta al trasladar su empresa a una nueva ubicación.

  • Encuentre una nueva ubicación de oficina

    Lo primero es lo primero: deberá encontrar una nueva ubicación para la oficina. Suponiendo que su oficina no es un negocio desde el hogar, dependerá de usted y de su departamento de recursos humanos trabajar para encontrar un nuevo espacio de oficina. Recomendamos asignar la tarea a varios empleados y pedirles que exploren ubicaciones potenciales. Si nadie en la empresa tiene experiencia en encontrar un nuevo espacio de oficina, considere contratar a un agente inmobiliario profesional para que le ayude a encontrar el espacio de trabajo ideal para usted y su empresa.

  • Considere la ubicación y las instalaciones para los empleados

    Antes de trasladar su empresa, asegúrese de tener en cuenta las necesidades de su empresa y sus empleados. Después de todo, la ubicación puede hacer o deshacer un negocio, según el tipo de negocio que maneje. Si su negocio depende del tráfico peatonal o de un grupo demográfico específico, deberá encontrar el espacio más adecuado para satisfacer esas necesidades. También puede tener sentido que su empresa esté ubicada cerca de otras empresas con ideas similares. Por ejemplo, una empresa centrada en las finanzas puede considerar la posibilidad de abrir una oficina en un distrito comercial concurrido de una ciudad. Por último, es posible que desee considerar las necesidades de sus empleados. ¿Se puede acceder fácilmente al nuevo espacio de oficina? ¿Hay estacionamiento disponible? Etc.

  • Evalúe sus opciones de arrendamiento

    Si planea alquilar un espacio de oficina, debe considerar cuidadosamente los términos y condiciones del contrato de arrendamiento comercial antes de firmarlo. Evalúe sus diferentes opciones de alquiler con cada propietario. Muchos propietarios prefieren firmar contratos de arrendamiento por varios años (un contrato de arrendamiento de 3 años, por ejemplo). Asegúrese de estar cómodo con el calendario del contrato antes de firmar. Por ejemplo, si existe la posibilidad de que su empresa agregue empleados y amplíe el espacio antes de tres años, deberá buscar un espacio más grande.

  • Calcula tu presupuesto móvil

    Además de los pagos mensuales, asegúrese de que su empresa esté preparada para cubrir todos los gastos y gastos de mudanza. Esto puede incluir una empresa de mudanzas, suministros de mudanza y necesidades de almacenamiento. Elabore un presupuesto con su empresa antes de mudarse.

  • Informar a los empleados y notificarles

    Evite sorprender a sus empleados y compañeros de trabajo con una mudanza de oficina. En su lugar, infórmeles de antemano que la empresa ha iniciado la búsqueda de un nuevo espacio de oficina. Darles a los empleados una advertencia sobre el futuro de la empresa no solo los hará sentir parte del proceso, sino que también los ayudará a planificar su propio futuro.

  • Coordinar un plan para mover todo el equipo técnico.

    Tenga un plan para mover todos los equipos técnicos y servidores. Le recomendamos que reúna un equipo de profesionales de soporte de TI para planificar la mudanza con anticipación. De esa forma, podrán planificar qué mover, de qué deshacerse y qué transferir. Además, su nuevo espacio de oficina puede necesitar más equipo técnico (por ejemplo, nuevas computadoras, impresoras y fotocopiadoras). Deberá asegurarse de que estén ordenados y programados para su entrega tan pronto como comience el alquiler.

  • Contrata una empresa de mudanzas de buena reputación

    ¿Tienes material de oficina y mobiliario para moverte? Necesitará un equipo de transportistas profesionales para transportar de forma segura todas sus pertenencias. Desde escritorios y sillas de oficina hasta mesas de sala de conferencias y copiadoras grandes, una empresa de mudanzas profesional debe poder manejar el cambio. Asegúrese de obtener cotizaciones de al menos tres motores diferentes antes de contratar a alguien. También verifique las calificaciones y calificaciones.

  • Descubra las necesidades de almacenamiento

    ¿Está pensando en reducir el tamaño de la oficina? En ese caso, es posible que necesite una unidad de almacenamiento para almacenar equipos, muebles y suministros adicionales. Para garantizar la facilidad y la conveniencia, asegúrese de proteger una unidad de almacenamiento que esté relativamente cerca de su nueva oficina. Aquí hay una guía para proteger una unidad de almacenamiento que se adapte a sus necesidades.

  • Solicite nueva señalización y cualquier mobiliario o equipo necesario.

    Dependiendo del tipo de negocio en el que se encuentre, un letrero atractivo y efectivo realmente puede ayudar a aumentar la visibilidad de su empresa. Al mudarse a un nuevo espacio de oficina, puede ser necesario solicitar un nuevo letrero antes de mudarse. Tenga un plan sobre cómo y cuándo instalarlo. También querrá evaluar el nuevo espacio para ver si necesita nuevos muebles o equipos para la oficina. Dado que puede tardar de varias semanas a varios meses en llegar, puede solicitar estos artículos antes de la mudanza.

  • Dar a los clientes o clientes una alerta sobre el cambio.

    Cuando vea y / o hable con clientes y clientes, infórmeles sobre el próximo cambio. De esa manera, no se confundirán ni sorprenderán cuando haga el movimiento. Si su empresa utiliza las redes sociales para anunciar noticias, considere hacer un anuncio oficial sobre sus planes futuros en Instagram o Facebook.

  • Solicite nuevos membretes, folletos y tarjetas de visita.

    Si el membrete, folletos, tarjetas de presentación y otros materiales de marketing de su empresa tienen la dirección anterior, asegúrese de actualizarlos con la nueva dirección tan pronto como se mude. Lo último que desea es su dirección antigua y desactualizada en sus materiales impresos. Esto no solo puede hacer que su empresa parezca inepta, sino que también puede confundir a clientes y clientes.

  • Actualice el sitio web y las suscripciones de correo electrónico de su empresa

    Después de cambiar, asegúrese de actualizar la copia en el sitio web de su empresa para reflejar su nueva dirección. Puede agregar una nota, como «¡Nos mudamos!», Para que los clientes sepan que se ha mudado a una nueva ubicación. Si los empleados suelen incluir su dirección comercial en sus firmas de correo electrónico, asegúrese de que todos actualicen sus firmas con la nueva dirección tan pronto como se mude.

  • Hágales saber a sus clientes y clientes que ha cambiado

    Después de mudarse oficialmente, es importante correr la voz lo antes posible. Sugerimos enviar un correo electrónico o teléfono a clientes y clientes para informarles que ha cambiado. Asegúrese de incluir su nueva dirección en el mensaje. También puede incluir instrucciones fáciles de leer.

  • Notifique al IRS de su cambio de dirección

    Deberá informar al IRS que su empresa se ha mudado a una nueva ubicación. Para obtener información sobre cómo notificar al IRS de su cambio de dirección, haga clic aquí. Dependiendo de dónde viva y del tipo de licencia comercial que tenga, es posible que también deba informar a su recaudador de impuestos local y a la oficina de zonificación que se ha mudado. Si la empresa es un negocio desde casa, es posible que incluso necesite que la oficina de zonificación apruebe el cambio de dirección antes de mudarse.

  • Actualice su póliza de seguro comercial

    Según Allstate Insurance Company, si bien un propietario puede cubrir los daños causados ​​por un incendio en un edificio, no puede cubrir sus bienes dañados, como computadoras, muebles y pertenencias de los empleados. Asegúrese de obtener un seguro comercial de un proveedor de confianza. El propietario puede incluso exigir que los inquilinos tengan un seguro comercial para operar el edificio.

  • Después de examinar los posibles espacios de oficina, finalmente ha decidido un lugar para su negocio. ¡Felicidades! Ahora es el momento de comenzar a planificar ese cambio. Afortunadamente, nuestra extensa red de transportistas confiables y fiables facilita la contratación de la mejor empresa de mudanzas para el trabajo. Todas las empresas de reubicación de nuestra red tienen licencia y están aseguradas, por lo que puede estar seguro de que su mudanza estará en buenas manos. ¡Buena suerte y buen cambio!

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