7 consejos para planificar una mudanza de oficina que salve vidas

Seamos honestos: no hay muchas personas que disfruten de una experiencia emocionante. Está agitado, hay muchas partes móviles que deben coordinarse y, por lo general, terminas con un músculo tenso, por decir lo menos.

¿Y cuándo debería pasar de una oficina a otra? Esta es otra lata de gusanos con su propio conjunto de posibles dolores de cabeza. De hecho, la encuesta indica que el 75% de las pequeñas y medianas empresas evitan mudarse debido al estrés de la experiencia y el 31% dice que la reubicación es la segunda tarea más estresante con la que se enfrentan (quedando por detrás de la contratación de nuevos empleados en un 1%).

Pero no tiene por qué ser una experiencia que provoque estrés. Hemos reunido algunos consejos importantes que harán que su oficina se mueva tan fácilmente que pueda darnos crédito por salvar su vida (o al menos su cordura).

1. Planifique con anticipación

Las situaciones estresantes tienden a provocar lo que me gusta llamar «la respuesta del avestruz». En lugar de prepararse para la tarea en cuestión, los respondedores de avestruz prefieren meter la cabeza en la arena y evitar el problema por completo hasta el último minuto posible. El problema con esta táctica es que se convierte en una profecía autocumplida: que el estrés que está tratando de evitar es causado por la planificación que está posponiendo.

No seas un avestruz. Espere unos meses antes de la mudanza para determinar qué muebles se están moviendo, si necesitará motores especializados para equipos electrónicos grandes o delicados y con qué tipo de presupuesto está trabajando. También deberá incluir un tiempo de «nueva configuración de oficina» en su programa de backend … a menos que desee perder toda su fuerza laboral diciendo que se mudará el lunes y espera que la oficina esté lista y funcionando el martes.

2. Mantenga informados a los empleados

Hablando de sus queridos empleados, asegúrese de mantenerlos actualizados sobre las fechas de mudanza. Pida a los empleados que preparen sus propias mesas (y siempre es una buena idea darles unas horas libres el día anterior a la mudanza para que se lleve a cabo). Esto le ahorrará mucho tiempo si está contratando un equipo de mudanzas profesional y probablemente le ahorrará dinero a largo plazo.

3. Copia de seguridad de datos

A nadie le gusta pensar en daños electrónicos durante una mudanza y su empresa de mudanzas se encargará de evitar desastres … pero los accidentes ocurren y, para muchas pequeñas empresas, pueden ser desastrosos.

Si su empresa aún no ha hecho el cambio, ahora es el momento de considerar invertir en una empresa de respaldo basada en la nube. Los precios varían según la cantidad de almacenamiento que necesite, pero saber que sus archivos y documentos importantes se almacenan de forma segura no tiene precio.

4. Deshazte de la basura

No hay razón para pagarle a un equipo para empacar cajas de papeles viejos que necesitan ser destruidos o muebles de oficina viejos que nadie usará en la nueva ubicación. Agregue días de limpieza a su plan para que pueda tirar la basura, romper papeles y donar o vender muebles viejos pero utilizables.

5. Contratar profesionales

Sé que hay una parte de ti que piensa que ahorrarás mucho dinero si decides mudarte tú mismo de la oficina. Espero que me crean cuando les digo que no vale la pena. El valor que obtiene de tener un equipo profesional de profesionales con licencia y asegurados que se encargan de su mudanza vale la pena el gasto.

Un equipo de profesionales empacará su oficina por usted, desarmará y empacará el equipo de manera segura, cargará y descargará el camión de mudanza y desempacará todo en la nueva ubicación. Esto ahorra mucho tiempo y reduce el estrés de manera exponencial.

6. Conozca las nuevas reglas de construcción

Si alquila su nuevo espacio, querrá obtener una lista de todas las reglas de construcción antes de mudarse. Dependiendo de su arrendador, puede haber límites sobre cuándo puede usar el elevador de carga o días y horas específicos designados para tomar medidas. Conocer esta información con anticipación ayudará mucho a reducir el estrés.

7. Mueva las cosas más pequeñas usted mismo

Si necesita reducir sus costos de mudanza y tiene los recursos para hacerlo, considere mover usted mismo artículos y cajas más pequeñas y no esenciales antes de la gran mudanza. Esto reducirá el tiempo que los profesionales dedican al cambio y puede ahorrar algo de dinero a largo plazo.

Y ahí lo tiene: siete sencillos pasos que, cuando se implementan, pueden cambiar la forma en que se siente acerca del cambio. Y, si está buscando un equipo profesional que pueda agilizar su manejo comercial, contáctenos en Mudanzas y Almacenamiento de Holloway. Nuestros experimentados especialistas crearán un presupuesto personalizado para sus necesidades.

¡Nos encantaría hacer el trabajo pesado por usted!

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