8 consejos de reubicación de oficinas sin los que no puede vivir

Cuando llega el momento de trasladar su oficina, es fácil sentirse abrumado. Una mudanza de oficina es como una mudanza de casa con esteroides … con mucha más gente involucrada. La clave para una reubicación exitosa de la oficina es respirar hondo, una buena planificación avanzada y reunir un equipo que pueda hacer que la transferencia sea lo más fácil y sin estrés posible.

Miremos a 8 consejos para que su próxima mudanza de oficina sea un éxito.

1. Empiece a planificar con anticipación

La reubicación de una oficina no es algo que desee hacer en el último minuto. Empiece a planificar mucho antes de la mudanza. Las oficinas pequeñas pueden necesitar tres meses de tiempo de preparación, mientras que las oficinas medianas y grandes pueden requerir de 6 a 8 meses o más. Tómese el tiempo para elaborar un presupuesto para dispositivos móviles; esto lo ayudará a saber cuánto deben hacer usted y su equipo y cuánto se puede dejar a los responsables del cambio. Examine los planos del nuevo espacio de oficina y decida dónde estará todo después de su mudanza. Tomar tales decisiones con anticipación ayudará a su equipo de mudanzas a configurar todo en su nuevo espacio de manera rápida y eficiente.

2. Informar a los empleados lo antes posible

Mantener informado a su personal contribuirá en gran medida a mantener la moral alta y reducir el estrés y la frustración. Infórmeles de la mudanza lo antes posible y manténgalos actualizados con correos electrónicos regulares.

Puede ponerse en contacto con su personal de TI para que le ayude a planificar la transferencia del equipo y decidir dónde deberá ir el equipo una vez en la nueva ubicación.

3. Reserve su equipo de mudanza tarde o temprano

Este es el aspecto más importante de la coordinación de la reubicación de una oficina: contratar al equipo adecuado para el trabajo. Haga su debida diligencia aquí … confíe en nosotros, vale la pena el esfuerzo. Solicite referencias, recopile propuestas de varias empresas de mudanzas (tres propuestas deben ser el mínimo) y pídales que vengan a su oficina para ver exactamente qué se debe mover.

La contratación de personal con licencia y asegurado no es negociable. Pídale a su compañía de mudanzas que le envíe una copia del cheque del seguro.

4. Póngase en contacto con los clientes

Es importante informar a sus clientes y / o proveedores sobre su inminente cambio. Informe si su disponibilidad se limitará y cuándo para permitir el embalaje, la mudanza y la instalación en la nueva oficina. Asegúrese de enviar una actualización anunciando su nueva ubicación tan pronto como se instale.

5. Permita que los empleados configuren sus escritorios

Sus porteros tendrán mucho para mantenerlos ocupados, así que ahórrese algo de tiempo y dinero instruyendo a los empleados a empacar sus propios escritorios, oficinas y áreas cercanas. Deje suficiente tiempo en el cronograma para que los empleados empaquen sus cosas e informen la fecha límite, cuando todo debería estar listo para la mudanza.

Pídales que escriban claramente sus nombres en varios lados de cada caja; esto hará que sea más fácil para los transportistas durante el proceso de descarga.

6. Actualice la información de su empresa en cualquier lugar

No olvide actualizar su dirección y número de teléfono (si cambia). Eso incluye:

  • Tú sitio
  • Página de Google y Mi empresa de Google (inicie este proceso un mes o más antes del cambio)
  • Papel Oficial
  • Carta de visitas
  • Plantillas de correo electrónico
  • Dirección de devolución en sobres

También desea ponerse en contacto con empresas que envían regularmente productos o suministros a su empresa e informarles del cambio de dirección.

7. Obtenga información sobre cómo cambiar las reglas de la nueva oficina.

A menos que usted o su empresa sean los propietarios del edificio al que se muda, probablemente necesitará hablar con la administración del edificio sobre el cambio en curso. Es posible que deba mudarse el fin de semana o durante las horas en que el edificio está cerrado. Algunos edificios requieren que envíe una solicitud para usar el montacargas. Asegúrese de preguntar si se requieren permisos de estacionamiento para la camioneta en movimiento durante el proceso de descarga.

8. Deje tiempo para instalarse en su nueva oficina.

Hágase un favor a usted y a sus empleados e incluya el tiempo establecido en su plan de cambio y presupuesto. No hay nada peor que tratar de hacer negocios fuera de las cajas, porque la oficina abrió al día siguiente de la mudanza.

El tiempo necesario dependerá del tamaño de su oficina. Si tiene cinco empleados, probablemente tendrá todo en funcionamiento en una semana. Si tiene un equipo de 60 personas, puede tomar alrededor de cuatro semanas para que todo esté configurado y listo para funcionar.

No olvide tomarse el tiempo para celebrar las nuevas oportunidades que surgen al hacer negocios en las nuevas instalaciones. Asegúrese de reconocer a su equipo, que ha soportado los desafíos de trasladar la oficina a su lado.

Y, si está planeando una reubicación de oficina por su cuenta, esperamos que se comunique con nosotros como Mudanzas de Holloway. Nos encantaría brindarle un presupuesto personalizado y, con más de 10 años de experiencia en el manejo comercial, puede estar seguro de que incluiremos todo lo que necesita y nada que no necesite.

Después de todo, es tu turno.

Referencias adicionales
El abeto
Ace Relocation Systems
Desempaquetar
Camioneta de la victoria
Reubicación de Chipman

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